Prowadzenie prezentacji czy szkoleń z jednej strony wydaje się proste, ale z drugiej – nie do końca. Nie polega to jedynie na wygłoszeniu pewnych treści. Istotne jest także zaangażowanie odbiorcy i zaciekawienie go tematem. Jak przygotować się do prowadzenia szkolenia i co zrobić, aby pozbyć się stresu przed wystąpieniem publicznym?
Kluczowe kompetencje
Wiele osób sądzi, że prowadzenie szkoleń jest bardzo proste. Wystarczy jedynie wyjść na środek sali i przekazać odbiorcom treść. Wbrew pozorom jednak zadanie to nie jest tak łatwe. Przyciąganie i przede wszystkim utrzymanie uwagi oraz zainteresowania odbiorcy wymaga dobrego przygotowania i stosowania odpowiednich technik. Czy każdy zatem może prowadzić szkolenia z takim samym powodzeniem?
Trener czy szkoleniowiec powinien wyróżniać się odpowiednimi cechami. Najważniejsze oczywiście są kompetencje z zakresu tematyki szkolenia. Dobre przygotowanie merytoryczne to podstawa – bez tego trudno przekazywać wiedzę innym. Nie trzeba być ekspertem – chyba że szkolenie prowadzone jest na poziomie profesjonalnym. Należy jednak dobrze zgłębić dane zagadnienie, by rozumieć, o czym się mówi.
Dobry szkoleniowiec nie tylko wie, co mówi, ale także dba o to, w jaki sposób się wypowiada. Istotne jest więc:
- mówienie wyraźnie,
- poprawna dykcja,
- kompetencje językowe, poprawne wyrażanie się, unikanie błędów językowych,
- umiejętność doboru słów do sytuacji,
- utrzymywanie odpowiedniego tempa mowy,
- utrzymywanie kontaktu wzrokowego ze słuchaczami,
- umiejętność wzbudzania w nich ciekawości.
Jak zatem widać, odpowiednie przygotowanie się do przeprowadzenia szkolenia nie polega wyłącznie na zgłębieniu poruszanej tematyki, ale również na zadbaniu o własną prezencję. Wszystko to będzie mieć wpływ na zaangażowanie odbiorców i ostatecznie na to, czy prezentacja okaże się sukcesem. Dobra wiadomość jest taka, że wiele z tych kompetencji można nabyć, samemu się szkoląc i trenując.
Charyzma czy przygotowanie?
Szkolenie to czas, kiedy osoba prowadząca przekazuje słuchaczom wiedzę na konkretny temat. Wydawać by się mogło, że istotą jest tu więc merytoryczne przygotowanie i dobra znajomość poruszanych zagadnień. Z drugiej jednak strony, nawet najlepiej zaplanowana pod kątem merytorycznym prezentacja nie będzie sukcesem, jeśli osoba prowadząca nie będzie potrafiła zainteresować odbiorców tym, co chce im przekazać. Zatem odpowiedź na pytanie, czy ważniejsza jest charyzma, czy przygotowanie, wcale nie jest aż tak jednoznaczna.
Charyzma to zespół cech czyniących daną osobę wyróżniającą się spośród innych. Dzięki charyzmie taka osoba przyciąga uwagę, potrafi zachęcić innych do podążania za nią. Umie też zaciekawić odbiorcę opowiadaną przez siebie historią. Zastanawiając się nad istotą charyzmy w prowadzeniu szkoleń warto uzmysłowić sobie, że ekspert w danej dziedzinie, mimo ogromnej wiedzy, nie zawsze jest w stanie odpowiednio ją przekazać. Może także pojawić się stres – a wiele osób obawia się wystąpień publicznych, nawet jeśli miejscem, w którym się odbywają, jest platforma szkoleniowa w sieci.
Z drugiej jednak strony, przygotowując się do szkolenia, można zadbać także o zaplanowanie przemówienia w taki sposób, by zaciekawiło ono odbiorców. Nie jest do tego potrzebna charyzma, ponieważ wielu rzeczy można się nauczyć. Zasady prowadzenia dobrych prezentacji obejmują:
- utrzymywanie otwartej postawy ciała,
- dbanie o kontakt wzrokowy z odbiorcami,
- angażowanie słuchaczy, na przykład poprzez zadawanie pytań,
- utrzymywanie uwagi widowni poprzez na przykład opowiadanie anegdot, historii związanych z prezentowanym tematem, żartów,
- dbanie o opanowany, lecz nie monotonny ton głosu,
- sygnalizowanie słuchaczom etapu prezentacji, zaznaczanie przechodzenia do kolejnych punktów programu.
Nie ma tu znaczenia, czy to nauka przez Internet, platforma edukacyjna w sieci, czy wystąpienie przed realną publicznością na sali wykładowej. Zawsze trzeba pamiętać o tym, aby zaciekawić słuchaczy i jak najlepiej, jak najbardziej przystępnie przekazać im wiedzę.
Plan działania
Kluczem do sukcesu szkolenia jest nie tylko ciekawe przekazanie wiedzy odbiorcom, ale także poprawne opracowanie planu prezentacji. Chaos z pewnością nie pomaga ani prelegentowi, ani słuchaczom. Jak więc stworzyć dobry plan?
Trzeba przede wszystkim pamiętać, że dobrze ułożony, logiczny i spójny program szkolenia nie tylko pomaga prowadzącemu, ale przede wszystkim wspiera proces uczenia. Gdy każde zagadnienie wynika z poprzedniego, łatwiej przyswoić wiadomości, a to z kolei zwiększa motywację uczestników i zachęca ich do aktywnego udziału. W przypadku chaotycznego programu, w którym zagadnienia będą się powtarzać i w którym zabraknie ciągu logicznego, szkolenie nie będzie skuteczne. Nawet najlepszy mówca nie będzie w stanie całkowicie zaangażować odbiorców.
Tworzenie programu najlepiej zacząć od określenia celu szkolenia. Trzeba więc odpowiedzieć na pytania:
- w czym szkolenie ma pomóc odbiorcy,
- jakie zadania wykonywane przez uczestnika ma udoskonalić.
Kolejny krok to analiza potrzeb szkoleniowych, czyli zastanowienie się, jakie problemy uczestnika to szkolenie ma rozwiązać oraz jakie wyzwania stoją przed odbiorcą. Mając to na uwadze, można lepiej dopasować merytorycznie szkolenie do rzeczywistych potrzeb uczestników.
Gdy określono już problem, czas zastanowić się, jak go rozwiązać. Tu rozpoczyna się faza researchu, która obejmuje poszukiwanie informacji w różnych źródłach. Tej fazy nie warto pomijać nawet jeśli jest się ekspertem w danej dziedzinie, ponieważ łatwo wpaść w pułapkę wiedzy i pominąć w szkoleniu tematy istotne z perspektywy osoby z mniejszą wiedzą, a mniej ważne dla kogoś doświadczonego.
Jak uporządkować informacje zgromadzone w trakcie reaserchu? Jest wiele metod. Jedna z prostszych polega na wypisaniu zagadnień na karteczkach samoprzylepnych, a następnie uporządkowanie tematów po kolei. Na tym etapie łatwo wyrzucić niepotrzebne zagadnienia, a także zmieniać kolejność punktów programu. W ten sposób powstaje gotowy plan, który wystarczy przepisać.
Czy nie zanudzam?
Szkolenie warto rozpocząć od przywitania się z publicznością, a następnie – od powiedzenia kilku słów o sobie. Nie chodzi jednak o chwalenie się czy opowiadanie historii swojego życia, ale o to, by upewnić odbiorców, że wykład prowadzi odpowiednia, kompetentna osoba.
Warto także nawiązać do obaw uczestników, którzy być może zastanawiają się, czego mogą się z tego szkolenia dowiedzieć. W ten sposób prowadzący pokazuje, że jest otwarty na wątpliwości słuchaczy, szanuje ich wiedzę i doświadczenie.
Istotne na początku każdego wystąpienia jest określenie celu szkolenia oraz zaprezentowanie jego programu. Nie wystarczy jednak odczytanie punktów z planu. Warto zrobić to ciekawiej, aby zaintrygować odbiorców. Można sięgnąć po ciekawostki z danej dziedziny.
Jak sprawdzić, czy uczestnicy są zainteresowani wykładem? Najlepiej uważnie śledzić mowę niewerbalną. Sygnałów oznaczających zmiany natężenia uwagi uczestników jest wiele, a wśród nich można wymienić:
- ziewanie,
- podpieranie głowy,
- brak kontaktu wzrokowego,
- brak aktywności ze strony odbiorców – nie zadają pytań, nie dyskutują,
- spoglądanie za okno,
- gryzmolenie na kartce, skubanie nitek, zabawa palcami.
Aby przełamać znudzenie uczestników, warto zrobić coś, co przełamie ich rutynę – coś, czego się nie spodziewają. Można spojrzeć na dany temat z innej strony niż zwykle, posiłkować się nieznanymi faktami, nietypowymi ilustracjami czy nawet odgrywaniem ról, jeśli temat na to pozwala. Dobrym pomysłem jest także sięganie pi analogie i odwoływanie się do realiów, które odbiorcy dobrze znają.
Warto również zwrócić uwagę na kwestię języka. Aby utrzymać zainteresowanie słuchaczy, najlepiej unikać długich zdań i strony biernej, zamiast tego stosując energiczne czasowniki. Nie sprawdzą się także skomplikowane słowa czy wyrażenia i nic nieznaczące sformułowania – czyli „lanie wody”, na przykład „w obecnym momencie” zamiast „teraz”.
Czy wszyscy zrozumieli?
Na zakończenie wykładu warto sprawdzić, czy uczestnicy wyciągnęli z niego coś dla siebie. Oczywiście ważne jest tu zachęcenie odbiorców do zadawania pytań. Warto również zapytać słuchaczy, co było dla nich najciekawsze, co podobało im się na szkoleniu najbardziej. Jeśli miejscem szkolenia jest platforma online, warto wysłać do kursantów ankietę ewaluacyjną, w której odpowiedzą na pytania dotyczące jakości szkolenia, tego, czy było dla nich wartościowe i czego ich nauczyło.
Prowadzenie szkolenia może wydawać się proste, jednak nie polega tylko na przeczytaniu prezentacji z kartki czy ze slajdów. Sztuką jest zaciekawienie uczestników i takie przygotowanie wystąpienia, aby jego treść pomogła odbiorcom rozwiązać ich problemy. Dobra wiadomość jest taka – prowadzenia szkoleń można się nauczyć, a każde kolejne wystąpienie będzie z pewnością coraz lepsze.
